La plupart des plateformes événementielles vous permettent de gérer de A à Z votre événement et de regrouper toutes les informations et communications auprès des participants dans un seul et même endroit. Pour pouvoir choisir la plateforme qui correspond le mieux à vos besoins, nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :

#1 Définir vos objectifs

Identifiez les raisons pour lesquelles vous souhaitez utiliser une plateforme événementielle : communiquer, dynamiser les sessions en plénière, permettre aux participants de networker, donner la parole aux participants, engager votre audience…

Il est important également d’être en mesure d’identifier le périmètre de votre événement et la typologie des participants : s’agit-il de l’interne ou de l’externe ? Quelle moyenne d’âge ? Habitude d’utilisation des applications ?

Vous devez également déterminer en amont le budget que vous souhaitez allouer à cette plateforme événementielle.

#2 Identifiez vos besoins

Vous allez organiser un événement et souhaitez utiliser une plateforme événementielle. Pour identifier les modules dont vous aurez besoin, il faut être en mesure de déterminer ce que vous souhaitez réaliser lors de l’événement.

• Pourquoi souhaitez-vous utiliser la plateforme (inscriptions, relance, mailings, affichage du programme…) ?
• Souhaitez-vous personnaliser votre plateforme aux couleurs de l’événement ?
• Souhaitez-vous donner la possibilité aux participants d’utiliser un chat ?
• De pouvoir envoyer un message privé à un autre participant dans le but de networker ?
• Donner la possibilité de mettre des messages sur un mur virtuel ?
• De créer un nuage de mots diffusé en plénière ? De faire des sondages ou votes ? etc… 
• Souhaitez-vous une application utilisable uniquement sur le web ou bien développer une application personnalisée avec la possibilité d’envoyer des notifications lors votre événement ?
• Les participants peuvent-ils choisir de s’inscrire à un atelier en amont ?

Cette liste de questions non exhaustive vous permettra de déterminer au mieux les modules répondant à vos besoins.

#3 Assurez-vous de bénéficier d’un accompagnement et d’un service client

La mise en place d’une solution adaptée à votre événement nécessite parfois des manipulations de votre part. La personnalisation de la plateforme ou encore la création différents éléments de communication consultables sur la plateforme devront être réalisés par vos soins.

Les différentes solutions que vous avez questionnées propose-t-elle un service client et une assistance ? Êtes-vous accompagnés par un interlocuteur pour répondre à vos questions et vous aider dans votre démarche ?

#4 Comparer les fonctionnalités

La plupart des plateformes propose les mêmes services mais parfois les fonctionnalités diffèrent :

• Personnalisation
• Site événementiel
• Application
• Inscription
• Gestion de mails
• Gestion des particpants
• Chat en ligne
• Networking
• Modules d’interactivité (sondage, nuage de mot, …)
• Possibilité de streaming
• Multi-sessions
• etc...