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Un amphithéâtre de l’Espace de l’Ouest Lyonnais présente plusieurs avantages par rapport à une salle plate pour organiser vos congres séminaires ou réunions. :


1. Notre amphithéâtre est modulable de 110 a 350 personne. Il est conçus pour accueillir les participants dans les meilleures conditions. Outre l’agencement en gradin qui permet une meilleure visibilité de la scène, il dispose de 3 écrans de projection permettant un confort optimal
2. La salle de conférences de l’Espace de l’Ouest Lyonnais a été conçue pour permettre une acoustique de très grande qualité, cela signifie que le son se propage efficacement dans toute la salle. Cela garantit une meilleure qualité sonore et permet aux participants de mieux entendre les discours, les présentations et les questions-réponses. (même si nous ne le recommandons pas, il est possible d’être entendu par tous même sans micro)
3. L’amphithéâtre permet également de facileterr les flux de circulation et d'orienter les participants. Il n’y a pas de perte de temps pour l’entrée ou la sortie des congressistes.
4. L’amphithéâtre crée une atmosphère plus formelle et professionnelle, ce qui peut être approprié pour des réunions d'affaires, des conférences ou des présentations importantes. Il est cependant à noter que grâce à nos jeux de lumière l’ambiance de la salle peut être adapté au style que vous souhaité (une atmosphère plus cocooning ou plus stricte) plus festive ou plus sérieuse.
5. Notre salle plénière est équipées de systèmes audiovisuels avancés, avec des écrans de projection, des systèmes de sonorisation, des équipements d'éclairage et de captation vidéo. Tout ces éléments permettent de garantir des conventions sans le moindre défaut technique. Effectivement tout est géré en régie par notre ingénieur son et lumière

Notre amphithéâtre dispose de 3 caméras 4k permettant des montages et diffusion en direct

En tant qu’organisateur d’événement, vous allez devoir produire différents supports de communication notamment pour accompagner le discours de l’intervenant en salle.

Pour pouvoir changer des Power Point conventionnels, nous vous proposons une liste de solutions alternatives gratuites au logiciel de la suite office :

La plupart des plateformes événementielles vous permettent de gérer de A à Z votre événement et de regrouper toutes les informations et communications auprès des participants dans un seul et même endroit. Pour pouvoir choisir la plateforme qui correspond le mieux à vos besoins, nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :

#1 Définir vos objectifs

Identifiez les raisons pour lesquelles vous souhaitez utiliser une plateforme événementielle : communiquer, dynamiser les sessions en plénière, permettre aux participants de networker, donner la parole aux participants, engager votre audience…

Il est important également d’être en mesure d’identifier le périmètre de votre événement et la typologie des participants : s’agit-il de l’interne ou de l’externe ? Quelle moyenne d’âge ? Habitude d’utilisation des applications ?

Vous devez également déterminer en amont le budget que vous souhaitez allouer à cette plateforme événementielle.

 

#2 Identifiez vos besoins

Vous allez organiser un événement et souhaitez utiliser une plateforme événementielle. Pour identifier les modules dont vous aurez besoin, il faut être en mesure de déterminer ce que vous souhaitez réaliser lors de l’événement.

  • Pourquoi souhaitez-vous utiliser la plateforme (inscriptions, relance, mailings, affichage du programme…) ?
  • Souhaitez-vous personnaliser votre plateforme aux couleurs de l’événement ?
  • Souhaitez-vous donner la possibilité aux participants d’utiliser un chat ?
  • De pouvoir envoyer un message privé à un autre participant dans le but de networker ?
  • Donner la possibilité de mettre des messages sur un mur virtuel ?
  • De créer un nuage de mots diffusé en plénière ? De faire des sondages ou votes ? etc… 
  • Souhaitez-vous une application utilisable uniquement sur le web ou bien développer une application personnalisée avec la possibilité d’envoyer des notifications lors votre événement ?
  • Les participants peuvent-ils choisir de s’inscrire à un atelier en amont ?

Cette liste de questions non exhaustive vous permettra de déterminer au mieux les modules répondant à vos besoins.

 

#3 Assurez-vous de bénéficier d’un accompagnement et d’un service client

La mise en place d’une solution adaptée à votre événement nécessite parfois des manipulations de votre part. La personnalisation de la plateforme ou encore la création différents éléments de communication consultables sur la plateforme devront être réalisés par vos soins.

Les différentes solutions que vous avez questionnées propose-t-elle un service client et une assistance ? Êtes-vous accompagnés par un interlocuteur pour répondre à vos questions et vous aider dans votre démarche ?

 

#4 Comparer les fonctionnalités

La plupart des plateformes propose les mêmes services mais parfois les fonctionnalités diffèrent :

  • Personnalisation
  • Site événementiel
  • Application
  • Inscription
  • Gestion de mails
  • Gestion des particpants
  • Chat en ligne
  • Networking
  • Modules d’interactivité (sondage, nuage de mot, …)
  • Possibilité de streaming
  • Multi-sessions
  • etc...

Streaming, visioconférence, événement hybride… Adaptation : le maître mot de l’événementiel qui n’a fait de cesse de se réinventer et de s’adapter aux problématiques sanitaires rencontrées ces dernières années. Pour répondre à des besoins de communication internes et externes, les événements en streaming ont été une solution pouvant y répondre.

Les événements en présentiel ayant repris, le streaming reste tout de même une bonne solution pour toucher une cible plus large.

Pour vous aider dans la préparation de votre événement en streaming, voici quelques incontournables :

Définir les objectifs de votre événement : en amont de votre événement, identifiez votre cible et les raisons qui vous poussent à avoir recourt au streaming. S’agit-il de l’interne ou de l’externe ? Quel est le niveau de confidentialité de votre événement ? Souhaitez-vous donner la possibilité à des participants ne pouvant pas se déplacer physiquement d’assister à votre événement ? Souhaitez-vous toucher un public plus large ? Donner la possibilité au plus grand nombre d’assister à votre événement ?

Choisir le type de plateforme utilisée pour votre événement hybride : vous avez des personnes présentes en salle et des participants à distance. Pour permettre à vos participants en distanciel d’assister à votre événement, vous devez sélectionner un système de streaming adapté à vos besoins mais aussi à votre budget ! En fonction de la confidentialité, du nombre de personnes connectées en simultané ou bien des fonctionnalités d’interactions, vous ne choisirez pas le même système. Vous pouvez utiliser une plateforme comme YouTube pour rediffuser votre événement, utiliser un site internet personnalisé ou encore passer par une solution clé en main intégrant des modules d’interactivité.

Sélectionner un lieu équipé : pour faciliter l’organisation de votre événement, nous vous suggérons de choisir un espace déjà équipé en matériel audiovisuel. Au sein de l’Espace de l’Ouest Lyonnais, nous pouvons répondre à votre besoin d’événement hybride. Notre amphithéâtre est équipé du matériel professionnel nécessaire pour effectuer une captation vidéo rediffusée en streaming.

Adapter l’agenda : un événement en présentiel et à distance ne doivent pas être conçus de la même façon. Vous avez dû certainement assister à plusieurs réunions Teams réparties dans une journée… Alors n’oubliez pas les participants à distance qui sont derrière leur écran et qui peuvent vite décrocher si votre session plénière dure deux fois 4 heures. Adaptez votre programme en proposant des sessions plénières plus courtes et rythmées.

Miser sur l’interactivité : de nombreuses plateformes donnent la possibilité aux participants de poser des questions via un chat. Ne sous-estimer pas cet outil vous permettant d’avoir un lien avec les participants et de les solliciter durant l’événement. Les modules d’interactivité développés par des solutions clé en main, sont une bonne solution pour rythmer un événement hybride et en impliquant les participants (questions/réponses, quizz, nuages de mots, photos wall…). L’interactivité est à organiser en amont et à intégrer dans votre déroulé d’événement pour donner du rythme et impliquer davantage les participants.

Une confiance reconnue...

Chaque année, ce sont plus de 40 000 congressistes qui nous font confiance pour leur évènement professionnel !

Location d'espaces pour réunions à Lyon - EOL
de 100 à 350 places
Organiser sa prestation de A à Z avec réception et restauration - EOL
de 20 à 300 m²
Location de salles de réunion à Lyon dans le Rhône - EOL
de 10 à 90 m²
UN centre de conférences au coeur d'un parc verdoyant dans Lyon - EOL
avec terrasse et parking