5 conseils pour réussir votre événement digital
Streaming, visioconférence, événement hybride… Adaptation : le maître mot de l’événementiel qui n’a fait de cesse de se réinventer et de s’adapter aux problématiques sanitaires rencontrées ces dernières années. Pour répondre à des besoins de communication internes et externes, les événements en streaming ont été une solution pouvant y répondre.
Les événements en présentiel ayant repris, le streaming reste tout de même une bonne solution pour toucher une cible plus large.
Pour vous aider dans la préparation de votre événement en streaming, voici quelques incontournables :
Définir les objectifs de votre événement : en amont de votre événement, identifiez votre cible et les raisons qui vous poussent à avoir recourt au streaming. S’agit-il de l’interne ou de l’externe ? Quel est le niveau de confidentialité de votre événement ? Souhaitez-vous donner la possibilité à des participants ne pouvant pas se déplacer physiquement d’assister à votre événement ? Souhaitez-vous toucher un public plus large ? Donner la possibilité au plus grand nombre d’assister à votre événement ?
Choisir le type de plateforme utilisée pour votre événement hybride : vous avez des personnes présentes en salle et des participants à distance. Pour permettre à vos participants en distanciel d’assister à votre événement, vous devez sélectionner un système de streaming adapté à vos besoins mais aussi à votre budget ! En fonction de la confidentialité, du nombre de personnes connectées en simultané ou bien des fonctionnalités d’interactions, vous ne choisirez pas le même système. Vous pouvez utiliser une plateforme comme YouTube pour rediffuser votre événement, utiliser un site internet personnalisé ou encore passer par une solution clé en main intégrant des modules d’interactivité.
Sélectionner un lieu équipé : pour faciliter l’organisation de votre événement, nous vous suggérons de choisir un espace déjà équipé en matériel audiovisuel. Au sein de l’Espace de l’Ouest Lyonnais, nous pouvons répondre à votre besoin d’événement hybride. Notre amphithéâtre est équipé du matériel professionnel nécessaire pour effectuer une captation vidéo rediffusée en streaming.
Adapter l’agenda : un événement en présentiel et à distance ne doivent pas être conçus de la même façon. Vous avez dû certainement assister à plusieurs réunions Teams réparties dans une journée… Alors n’oubliez pas les participants à distance qui sont derrière leur écran et qui peuvent vite décrocher si votre session plénière dure deux fois 4 heures. Adaptez votre programme en proposant des sessions plénières plus courtes et rythmées.
Miser sur l’interactivité : de nombreuses plateformes donnent la possibilité aux participants de poser des questions via un chat. Ne sous-estimer pas cet outil vous permettant d’avoir un lien avec les participants et de les solliciter durant l’événement. Les modules d’interactivité développés par des solutions clé en main, sont une bonne solution pour rythmer un événement hybride et en impliquant les participants (questions/réponses, quizz, nuages de mots, photos wall…). L’interactivité est à organiser en amont et à intégrer dans votre déroulé d’événement pour donner du rythme et impliquer davantage les participants.
